Manter a papelada da propriedade rural em ordem pode parecer tarefa chata, mas é essencial para evitar problemas com o Fisco, facilitar a declaração de Imposto de Renda, conseguir financiamentos agrícolas e até comprovar renda e investimentos no futuro.

Pensando em ajudar o produtor rural a se preparar para 2026, a Confidenza organizou um checklist prático com os documentos contábeis, fiscais e trabalhistas que precisam estar no radar ao longo do ano.

1. Documentos Contábeis

Estes são os documentos que comprovam a movimentação financeira da propriedade:

✅ Livro Caixa (anotações manuais ou em planilha)
✅ Extratos bancários das contas pessoais e da propriedade
✅ Recibos de despesas com insumos, reparos, combustível, etc.
✅ Comprovantes de compra de maquinário, ferramentas e melhorias
✅ Notas de venda de animais, frutas, hortaliças ou derivados
✅ Comprovantes de entrada de crédito rural ou subvenções

Dica: Separe por mês ou por tipo de movimentação. Isso facilita na hora da declaração do IR e análise financeira da propriedade.

2. Documentos Fiscais

Aqui entram os documentos exigidos por órgãos como Receita Federal, Secretaria da Fazenda e MAPA:

✅ Notas Fiscais de venda da produção
✅ Notas de compra de insumos e mercadorias
✅ Comprovantes de recolhimento do Funrural
✅ Certificado Digital atualizado (se for necessário emitir NF-e)
✅ Declaração do ITR (Imposto Territorial Rural)
✅ Cadastro Ambiental Rural (CAR) atualizado
✅ Comprovante de entrega do Livro Caixa Digital (se obrigatório)

Produtor que movimenta mais de R$ 4,8 milhões por ano deve entregar o LCDPR ( Livro Caixa Digital do Produtor Rural)

3. Documentos Trabalhistas

Se você contrata ou já contratou mão de obra rural, precisa ter os seguintes documentos em dia:

✅ Contratos de trabalho temporário ou permanente
✅ Registros na Carteira de Trabalho (digital ou física)
✅ Exames médicos admissionais e demissionais
✅ Holerites e folhas de pagamento mensais
✅ GPS – Guias da Previdência Social pagas
✅ Envio de eventos ao eSocial (admissão, folha, desligamento)
✅ Recibos de férias e 13º salário
✅ Rescisões de contrato com assinatura
✅ Comprovantes de pagamento do INSS e FGTS (se aplicável)

Mesmo em pequenas propriedades, o produtor que contrata alguém precisa cumprir as leis trabalhistas.

Como organizar tudo isso?

📌 Crie pastas físicas ou digitais separadas por categorias (Contábil, Fiscal, Trabalhista)
📌 Use etiquetas e nomes claros: “Venda de Uva – Jan 2025”, “Admissão José – Mar 2025”
📌 Digitalize tudo que for possível e salve em nuvem ou pen drive
📌 Mantenha um checklist mensal com as obrigações e documentos emitidos

Quando revisar esses documentos?

• Todo mês: anote receitas, despesas, atualize o livro caixa e arquive as notas.
• A cada trimestre: revise os envios ao eSocial e os pagamentos de tributos.
• Antes do final do ano: verifique se está tudo pronto para o IR e ITR.